UKRLEGAL

Правильна побудова кадрового докуменооборота припускає як юридично грамотну підготовку первинних документів, так і організацію реєстрації, архівування і зберігання документів.

Кадрову документацію умовно можна розділити на три великі групи за призначенням:

* Управлінські документи: накази і розпорядження керівника підприємства з персоналу
* Первинні облікові документи з персоналу і документи внутрішнього обліку власне кадрової служби
* Статистична звітність

Для багатьох документів затверджено типові форми, розроблені відповідно до вимог документообігу та чинного законодавства, які рекомендованим до застосування в кадровому діловодстві і дозволяють уникати грубих помилок.

Управлінські документи

На підставі наказів керівника підприємства проводиться прийом, переклади і звільнення працівників, надання відпусток, накладення заохочень і стягнень і т. п.

Накази повинні готується відповідно до норм КЗпП, містити чітко сформульовані положення про підстави, розпорядчих дій і часу терміни їх виконання.

Затверджені типові форми наказів по персоналом:
* П-1 “Наказ (розпорядження) про прийом на роботу”;
* П-5 “Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу”;
* П-6 “Наказ (розпорядження) про надання відпустки”;
* П -7 “Список N __ про надання відпустки”;
* П-8 “Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)”.
(Мінстат, накази № 253 від 09.10.95 та № 277 від 27.10.95)

Реєстрація та зберігання наказів

Для невеликих підприємств оригінали наказів можна зберігати в окремій папці (фото), розташовуючи їх у хронологічному порядку, з обов’язковим описом вкладень.

Для великих підприємств правила діловодства вимагають більш жорсткого обліку документів, що досягається веденням “Книги регістаціі наказів і розпоряджень” або картотеки з реєстраційних карток, що містять аналогічну інформацію про документ.

Досить легко використовувати переваги компьютьерной техніки для прискорення довідково-пошукової роботи створивши електронну копію “Книги регістаціі наказів і розпоряджень” в одній з популярних програм, що працюють з базами даних (Exel, Access тощо).

Книга реєстрації наказів

Накази, книги реєстрації наказів є документами постійного зберігання і передаються в Держархів (через 40-років).

Первинні облікові документи

За завданням, які стоять перед кадровим обліком, можна виділити наступні групи документів: облік особового складу первинні облікові документи систематизація облікових документів і ведення внутрішнього документообігу відділу кадрів облік наданих відпусток облік трудових книжок і вкладишів до них облік використання робочого часу

Облік особового складу

Раніше на кадрову службу значною мірою покладалися завдання фіскального характеру, у зв’язку з чим було потрібно ведення різних форм, часто дублюються, що реєструють інформацію про працівника. З розвалом Союзу необхідність такого підходу відпала і на перший план в організації кадрового обліку вийшли завдання управління якісним зростанням персоналу, забезпечення йому соц.гарантій, запобігання та врегулювання можливих виробничих конфліктів, утримання на підприємстві конкурентоспроможних працівників, захист виробничих секретів. Це вимагає розробки та ведення кадрових документів, що відповідають цим завданням.

До первинних облікових документів з кадрів (персоналу) належать: особова картка (форма П-2); особиста справа працівника (з вхідними в нього документами).

Особова картка працівника (Типова форма П-2) заводиться на всіх співробітників, прийнятих на постійну, тимчасову або сезонну роботу. Картка заповнюється працівником відділу кадрів на підставі наданих співробітником документів, що засвідчують вірність внесеної інформації: паспорта, трудової книжки, військового квитка, дипломів про освіту і пр.

Для наукових працівників і фахівців передбачена особлива форма (П-4) особової картки.
Приватні картки зберігаються в окремій картотеці (або файлі) в алфавітному порядку (термін їх архівного зберігання на підприємстві - 75 років).

Для малих підприємств цю форму можна рекомендувати як основний документ з обліку персоналу.
Особиста справа (досьє) ведеться, як правило, на працівників, що займають керівні та ключові виробничі посади, провідних спеціалістів, а також на матеріально-відповідальних осіб.

Кадрова служба має визначитися зі списком посад, які передбачають оформлення особової справи працівника при його прийомі на роботу.

Особиста справа ведеться в окремій папці (фото) з обов’язковим веденням внутрішнього опису вкладень (документів), і складається з підшитих у міру надходження в хронологічному порядку документів, що містять відомості про працівника. Особовому справі прісваевается номер, що відповідає номеру у штатно-посадовий книзі (штатному розкладі).

Особові справи зберігаються як документи суворої звітності в сейфі у відділі кадрів із суворим обмеженням доступу, определяенним керівництвом підприємства. При видачі особистих справ робиться відмітка в спеціальному журналі, де реєструється: номер особової справи, підстава видачі (вихідний номер супровідного листа), дата видачі (відправлення), кому видано (адресат), розписка в отриманні, номер службового телефону особи, яка отримала справу, дата повернення справи в кадрову службу.

Склад документів, що формують особиста справа, кожне підприємство визначає самостійно відповідно до власної специфіки. Як правило, до складу особової справи входить: внутрішній опис документів, що є в особовій справі; документ з докладними біографічними даними та фото працівника особовий листок з обліку кадрів, анкета; автобіографія) копії документів

Так само в особовій справі можуть зберігатися документи, що підтверджують кваліфікацію та анкетні дані, список наукових праць і винаходів; результати атестації, відомості про нагородження, заохочення та покарання учнів трудовий договір або його копія і т. п.

Внутрішня опис складається при відкритті особової справи з наступною реєстрацією в ній документів, що надходять і підписується її упорядником.

В якості документів з докладними біографічними даними працівника на різних предріятіяхп використовують різні форми. Працівника можуть попросити заповнити кілька форм: особовий листок з обліку кадрів, анкету; автобіографію. Ми пропонуємо використовувати одну уніфіковану форму, що замінюють всі вищезгадані.

Особовий листок - анкета заповнюється і підписується самим працівником при вступі на роботу, але працівник кадрової служби повинен перевірити правильність і повноту зазначених відомостей, звіривши їх з пред’явленими працівником документами, про що ставить відповідну підпис. В особистий листок-анкету не можна вносити зміни після підпису його працівником. Для фіксації змін служить спеціальний документ - Доповнення до особистого листа-анкеті.

Копії документів, які розміщені в особисту справу повинні бути завірені в установленому порядку адміністрацією підприємства (або нотаріально, якщо того вимагає законодавство). На копії у верхній частині документа робиться напис “Копія”, в кінці документа - напис “Вірно”, яка завіряється підписом відповідальної особи (із зазначенням його посади, ПІБ, дати) і печаткою.

Систематизація облікових документів і ведення внутрішнього документообігу відділу кадрів
Для впорядкованого зберігання первинної кадрової документації та зручності архівно-пошукових робіт використовують звичайні в діловодстві прийоми: ведення облікових книг (списків) або картотек.
До першого типу відносяться: Алфавітна книга обліку особового складу та Штатно-посадова книга. Їх зразкові форми наводяться нижче.

Усі облікові книги прошнуровуються і заверяютсяскрепляются підписом керівника та печаткою.
Ведення картотек припускає використання облікових карток, інформаційно аналогічним обліковим ой записами в облікових книгах. Картки, які зберігаються в алфавітному порядку.

Затверджено типову форму алфавітній картки - форма П-3 “(Наказ Мінстату № 253).

Облік щорічних відпусток

Надання щорічних відпусток працівникам здійснюється на підставі графіка відпусток і наказу керівника підприємства (форма П-6, П-7).

Графік складається перед початком кожного року з урахуванням побажань співробітників, але з пріоритетом інтересів виробництва не пізніше 5 січня, узгоджується з керівниками структурних підрозділів, з профкомом, якщо він є, і затверджується керівником.

Для обліку відпусток, що надаються працівникам, служить Книга обліку відпусток, яка ведеться за такою формою:

Книги обліку бланків трудових книжок і руху трудових книжок

Бланки трудових книжок і вкладиші до них є документами суворої звітності.
Законодавством передбачена обов’язкова реєстрація, облік отримання і видачі трудових книжок і вкладишейі до них.

Для цих цілей використовуються облікові книги встановленого зразка (Наказ Мінстату України № 277 від 27.10. 95 р.):
* Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них - форма П-9
* Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них - форма П-10

Порядок ведення трудових книжок регламентується Постановою Кабінету Міністрів України № 301 від 27.04.93 р. “Про трудові книжки працівників”.

Документи обліку використання робочого часу

Для обліку використання робочого часу разработаннs типові форми (Наказ № 253 від 09.10.95):
* табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (для всіх категорій працівників) - (форма П-12);
* табель обліку використання робочого часу (для автоматизованих систем ) - (форма П-13);
* табель обліку використання робочого часу (працівників з твердим окладом або ставкою) - (форма П-14);
* список осіб, які працювали в надурочний час, (форма П-15); листок обліку простоїв (формі П-16).

Про застосування цих форм див. “Загальні питання обліку використання робочого часу” (наказ № 253).

Для обліку робочого часу і контролем за виконанням трудового розпорядку наказом керівника призначається відповідальна особа або передбачається штатну посаду (табельник). У його обов’язки входять ведення табельного обліку, надання відомостей про порушення трудової дисципліни, облік і оформлення листків тимчасової непрацездатності та переміщення інформації в бухгалтерію для нарахування ЗП.

Табель являє собою іменний список працівників, на якому щодня ведуться відмітки про явку на роботу і (або) відпрацьований час. Для деяких підприємств раціональніше реєструвати тільки відхилення від нормального трудового розпорядку (неявки, запізнення і т. д.).

Статистична звітність

Відповідно до чинного законодавства всі підприємства, незалежно від форм власності зобов’язані періодично здавати звіти органам державної статистики та центрів зайнятості.

Встановлені наступні форми звітності та терміни їх здачі (наказ Держкомстату № 224 від 21.07.2003):
Для здачі в органи статистики
* “Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання” ф. № 6-ПВ;
* “Звіт про кількісний і якісний склад державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування, які займають посади керівників та спеціалістів” ф. № 9-ДС.
* “Звіт з праці” ф. № 1-ПВ (термінова - місячна);
* “Звіт з праці” ф. № 1-ПВ (термінова - квартальна);
* “Звіт про використання робочого часу” ф. № 3-ПВ (термінова - квартальна).

Надаються в центр зайнятості:
* “Звіт про наявність вільних робочих місць (вакантних посад) і потреби в працівниках” ф. № 3-ПН (місячна);
* “Звіт про вивільнення працівників” ф. № 4-ПН (за необхідності).

Повний список форм стат.отчетності і терміни їх здачі див.:
“Загальнодержавний табель (перелік) форм державних статистичних спостережень для об’єднань, підприємств, організацій та установ України всіх форм власності на 2006 рік”

“Перелік форм державних статистичних спостережень … на 2005 рік “(Наказ, Держкомстат, 14.01.2005 № 10).

Питання заповнення форм див. “Інструкція зі статистики заробітної плати, Наказ Держкомстату № 5 від 13.01.2004.