UKRLEGAL

Важливість цього документа підтверджується детальним нормативним регламентуванням всіх питань, пов’язаних з веденням, обліком і зберіганням трудових книжок:

* Ст. 48 КЗпП України,
* Постанова КМ “Про трудові книжки працівників” № 301 від 27.04.93 р.
* Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників,
* Наказ Мінпраці № 58 від 29.07.93 (повний список див. вище)

Трудова книжка є основним документом, що містить відомості про трудову діяльність її власника і підтверджує його трудовий стаж.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад 5 днів (ст. 48 КЗпП), включаючи осіб, які є власниками (співвласниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників, за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

При влаштуванні на роботу працівники зобов’язані пред’являти трудову книжку. Без трудової книжки приймаються на роботу тільки ті особи, які працевлаштовуються вперше.

Заповнення трудових книжок

Заповнення трудових книжок здійснюється відповідно до Інструкції № 58.

Трудова книжка складається з 5 розділів:

1. Відомості про працівника.
2. Відомості про роботу.
3. Відомості про нагородження.
4. Відомості про заохочення.
5. Відомості про призначення пенсії.

Записи в трудову книжку виробляються українською та російською мовами, кульковою ручкою або чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору.

Записи в трудову книжку про назву роботи, професії (посади) здійснюються в соотв. з назвами, зазначеними у Класифікаторі професій ДК 003-95 (див. додаток А (Покажчик професійних назв робіт за кодами професій) і Б (Алфавітний покажчик професійних назв робіт).

Записи (при звільнення або переведення на іншу роботу) повинні проводитися в точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю КЗпП (див. структуру кодексу).

Строки внесення запису: - не пізніше тижневого строку після видання відповідного наказу, а в разі звільнення - в день звільнення. Записи повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Розділ “Відомості про роботу” містить чотири графи:
* Номер запису
* Дата
* Відомості про прийом на роботу, переміщення по роботі і звільнення (із зазначенням причин)
* На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)

Під час прийняття на роботу в розділі 3 “Відомості про роботу” спочатку у вигляді заголовка записується найменування підприємства, організації чи установи, потім вноситься запис:. “прийнятий або призначений у такий-то цех, відділ, підрозділ, на дільницю, виробництво” із зазначенням конкретного найменування, а також роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, при цьому у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис ( дата і номер наказу, контракту).

При звільненні робиться запис “Звільнений з роботи (далі зазначається підстава звільнення з посиланням на відповідну статтю КЗпП)”.

Можливі формулювання:
* Звільнений за угодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП України)
* Звільнений у зв’язку із закінченням строку трудового договору (п. 2 ст. 36 КЗпП України)
* Звільнений у зв’язку з призовом на дійсну військову службу (п. 3 ст. 36 КЗпП України)
* Звільнений у зв’язку з у зв’язку з переходом на виборну должность___ (п. 5 ст. 36 КЗпП України).
* Звільнений у зв’язку з обранням депутатом міської ради (п. 5 ст. 36 КЗпП України)
* Звільнений у зв’язку з відмовою від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством (п. 6 ст. 36 КЗпП України):
* Звільнений у зв’язку з відмовою від продовження роботи внаслідок зміни істотних умов праці (п. 6 ст. 36 КЗпП України)
* Звільнений за власним бажанням (ст. 38 КЗпП України)
* Звільнений за власним бажанням у зв’язку з виходом на пенсію, переїздом на нове місце проживання і т.п. (ст. 38 КЗпП України).

При звільненні з підстав, передбачених контрактом, посилання слід робити на п. 8 ст. 36 КЗпП, а у формулюванні звільнення зазначати і формулювання передбачену контрактом (Про розірвання контракту. Лист Мінпраці України від 19.12.01 N 06/2-4/165.)

При відкритті нової трудової книжки на працівника, який приймається на своє перше місце роботи, спочатку вносяться відомості:
* про службу в Збройних силах України із зазначенням дати призову і дати звільнення;
* про час навчання в профтехучилищах та інших закладах освіти;
* про час навчання у вищих навчальних закладах, аспірантурі, ординатурі;
з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів

До трудової книжки вносяться також записи про зміну назви (статусу) підприємства, про присвоєння працівнику нового розряду, про отримання нової професії, про роботу за сумісництвом (на вимогу працівника).

Записи про звільнення і переведення на інше підприємство завіряються печаткою та підписом керівника підприємства або особою, відповідальною за ведення трудових книжок.

Ведення трудових книжок працівників, які працюють у фізичних осіб

Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб - СПД без створення юридичної особи з правом найму та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няні, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників.

Приватні підприємці роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, які зареєстровані в установленому порядку в держ. службі зайнятості.

Під час прийняття на роботу спочатку вноситься запис про приватних підприємців: П.І.Б., № свідоцтва про реєстрацію, орган реєстрації, потім запис: “Прийнятий на роботу (далі зазначається професійна характеристика робіт) за трудовим договором (зазначається дата та номер договору ), зареєстрованому в держ. службі зайнятості (зазначається повна назва центру зайнятості)“, при цьому у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис (дата і номер реєстрації трудового договору гос. службою зайнятості):” трудовий договір (номер), зареєстрований (дата) “.

При звільненні вноситься запис “Звільнений з роботи” (далі зазначається підстава звільнення з посиланням на відповідну статтю КЗпП) “, при цьому у графі 4 указується дата зняття трудового договору з реєстрації гос. Службою зайнятості:” трудовий договір (номер), знятий з реєстрації (дата) “.

Внесені фізичною особою до трудових книжок записи підтверджуються підписом посадової особи органу гос. Служби зайнятості, який зареєстрував трудовий договір, і скріплюється його печаткою.

Виправлення в трудових книжках

Виправлення в розділі 1 у зв’язку зі зміною прізвища, імені, по батькові вносять при поданні працівником підтверджуючих документів (паспорт, свідоцтво про шлюб, про зміну прізвища тощо). Суцільний рисою закреслюються що змінюються дані і вносять нові, а на внутрішній стороні обкладинки записується назва, номер і дата документа, на підставі якого зроблено новий запис, ставиться підпис керівника та засвідчується печаткою підприємства (приклад: “прізвище Шилов змінено на прізвище мулів на підставі свідоцтва про шлюбі № 69899, виданого 27.09. 2003 р “).
При виявленні помилкових записів в розділі 2 “Відомості про роботу” виправлення здійснює на підставі оригіналу наказу те підприємство, на якому зроблено помилковий запис, а в разі ліквідації підприємства - вищестояща організація, обласний архів або державний архів.

При цьому під поточним порядковим номером та датою в графу 3 вноситься позначка про виявлену помилкового запису: “Запис під № ___ недійсна“, потім вписується правильне формулювання запису, а в графі 4 указується наказ, на підставі якого змінено формулювання.

Дублікат трудової книжки.

При втрати трудової книжки працівникові за місцем останньої роботи видається дублікат не пізніше 15 днів після його заяви про втрату. У правому верхньому куті книжки робиться запис “Дублікат”.

У дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, які підтверджені документально.

При заповненні дубліката спочатку вноситься запис про загальний трудовий стаж до приходу на останнє місце роботи, потім трудовий стаж розписується по окремих періодів, при цьому заповнюються тільки графи № 2 і 3 і робиться запис про звільнення.

Видача та зберігання трудових книжок

Наймач зобов’язаний видати трудову книжку працівникові в день звільнення, про що робиться запис у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них з розписом працівника в отриманні.

При затримці видачі книжки з вини наймача, така затримка вважається вимушеним прогулом, працівникові оплачується час такого прогулу за середнім заробітком, а вдень звільнення вважається день видачі трудової книжки, про що робиться відповідний запис у трудову книжку.

При відсутності працівника в день звільнення на роботі, щоб уникнути можливих претензій про затримку видачі трудової книжки, наймачеві слід того ж дня направити відповідне працівнику поштове повідомлення з повідомленням. Заборонено пересилати трудову книжку без письмової згоди працівника.

Якщо працівникові під час роботи за місцем основної роботи не були внесені записи в трудову книжку, в подальшому внесення записів [іншими особами або органами] після звільнення чинним законодавством не передбачено. (Лист Мінпраці від 03.04.02 № ОК 06-К7740 / 4).

Бланки трудових книжок і вкладиші до них є документами суворої звітності.

Законодавством передбачено обов’язкову реєстрацію, облік отримання і видачі трудових книжок і вкладишів до них. Для цих цілей використовуються облікові книги встановленого зразка (Наказ Мінстату України № 277 від 27.10. 95 р.):

* Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них - форма П-9
* Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них - форма П-10

Порядок ведення трудових книжок регламентується Постановою Кабінету Міністрів України № 301 від 27.04.93 р. “Про трудові книжки працівників”.

Термін зберігання незатребуваних книжок - 50 років. Відповідальність за організацію ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок несе керівник підприємства.